关于如何用写一封专业电子邮件的7个有用的技巧?

这是一个令人兴奋的一天,你第一次在一个新的工作。这是一种工作你可以用来:坐在舒适的椅子和处理电子邮件不是繁重的劳动,对吗?但它的一部分可能不会自然而然你,至少不是现在。也许你想要的电子邮件你起草项目的信心和控制,但都安排在正确的顺序各部分神经。也许你不确定是打招呼的最好方式。也许你没有长大,在家里讲英语也许它仍然不是语言你的梦。无论如何,你不必担心,因为有了一些实践,撰写完美的专业的电子邮件会开始感到轻松,甚至自动。这里有一些技巧来帮助你开始。

欢迎你写信的人

这可能似乎奇怪的陌生人在互联网地址亲爱的,但它的标准形式对应。其他选项包括尊敬但不平凡问候语和致敬。

如果可能的话,最好把收件人的名字。按照一个逗号或冒号,如上述的例子:

  • 亲爱的乍得,
  • 亲爱的奥斯瓦尔德先生:
  • 亲爱的皮卡德米姆斯女士:

如果你不知道一个女人是否你写的是太太或夫人,然后太太通常是更安全的选择。另一个固体,性别中立的方法是简单地把收件人的姓名:

  • 亲爱的亚历克斯李:

相比之下,通用亲爱的先生或女士似乎是客观的和应该避免的。

感谢您的收件人,或者是你对他们最近的消息吗?如果是这样的话,从那里开始

(如果你帮助一个陌生人你从未与之前,开始你的步骤3。邮件正文)

你选择写第一个告诉读者,你认为什么是重要的。

如果你有什么要感激的,你想在开始这么做的,所以不觉得马后炮。同样的,如果你已经在一个来回的对话中,你想保持跟踪,不改变话题。一些例子:

  • 感谢您为国际红熊猫保护您的贡献。
  • 感谢您的关注我的客户会更乐意聊天的时候你的建议。
  • 更换零件你们所要求的德罗宁预定本周交货。

这里的关键是要迅速的点你不想让一个忙碌的读者的疑惑。

解释一下你写的

有两个问题需要你回答清楚。什么是你希望实现的事情,你怎么能是写作有帮助的人吗?例如:

  • 我写信询问你的研究对猫是如何培训他们的外套。
  • 我是一个当地的电台制作人希望安排现场面试在奥克兰提前下周你的表现。
  • 我的建筑公司在专业知识上的需要树屋,和几个同事告诉我,你的洞察力是无与伦比的。

在陈述你的目的,你要直接,但不显得无礼或粗鲁的点。如果这种感觉就像一个尴尬的平衡,错误方面的形式。正如它的更好的工作比稍微穿得太随便,这是你的第一封电子邮件是非常有礼貌的一个新的接触通常是更好的。

记住要保持简短

专业的电子邮件不应该是史诗般的长度。要尊重你的读者的时间,因为如果他们觉得你的信息太长,他们可能会开始脱脂。如果一个重要的课题需要冗长的讨论,寻找更好的方式比电子邮件交流。使用你的信息的一种方式,建立一个会议或讨论,而不是一个关于这个问题的论述场地密集。

包装用封闭线

你的邮件应该得出结论一句话,使你的意义明确,建立了接下来的一切。这可能促使读者采取行动,或是一种轻轻地结束谈话。

  • 我期待和您讨论这星期四凌晨11点进一步。
  • 请看我的手稿上,并让我知道修改或问题来考虑。
  • 你的指导是非常有帮助的,我期待着联系。

正如你的信息可能已经开始在以前的邮件了,你想要这一个结束建立未来通信。

签了一个适当的关

的途径有很多最后一封邮件在把你的名字,但在专业礼仪的兴趣,它可能是最好不要太有创意。许多人抱怨分心电子邮件签发喜欢“干杯”和“虚拟现实”(恭恭敬敬地),所以选择一个不会觉得不合适。一些最可靠的选择:

  • 真诚,
  • 你真的,
  • 再次感谢,
  • 欣赏,
  • 诚挚的问候,
  • 尊敬的,

在这一点上,你几乎完成了最后还有一个重要的步骤。

花点时间校对

回头看你写的东西在发送之前不应该是一个耗时的家务:记住,理想的电子邮件简洁。确保你的问候看起来正确的(没有什么感觉比实现你的人只是通过电子邮件发送的名字被拼错糟)和你说谢谢,在适当的时候。仔细检查,任何要求你做的是简单和容易理解,而不是突然的或专横的。

还有,这是你最后的机会,抓住任何细微的错误我们也看到了一个以上的电子邮件线程跳转完全出轨当某人想型的“现在”却一不小心把“不”改为,“我们不想有表示准备在星期四保持警惕。”

2018-04-12T09:23:12+00:00 新闻|